Privacybeleid

Wie we zijn

Alloga is een onderdeel van een groep bedrijven die die onderdeel zijn van Cencora.

Hoe de wet u beschermt

Uw privacy is wettelijk beschermd. In deze sectie wordt uitgelegd hoe dat werkt.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zegt dat we persoonlijke informatie alleen mogen gebruiken als we daar een goede reden voor hebben. Dit geldt ook voor het delen ervan buiten Alloga om. Goede redenen zijn:

Om een contract na te komen dat wij met u hebben
Wanneer het onze wettelijke plicht is,
Wanneer het een gerechtvaardigd belang dient,
Als u ermee instemt.

Een gerechtvaardigd belang is wanneer we een zakelijke of commerciële reden hebben om uw gegevens te gebruiken. Maar zelfs dan mag het niet onrechtmatig ingaan tegen wat goed en het beste voor u is. Als we ons beroepen op ons gerechtvaardigd belang, zullen we u vertellen wat dat is.

Hier is een lijst van de manieren waarop we uw persoonlijke informatie kunnen gebruiken en de redenen daarvoor.

Doel gegevensverwerking

Gegevens

Bewaar-termijn

Partijen

Zakelijke gegevens

Verwerking / verzending van orders
contractmanagement
rapportages m.b.t. voorraden
onderhouden van klantrelaties
aangaan en uitvoeren van zakelijke transacties
facturatie, betalingsverkeer en kredietbeheersing
informatieverstrekking
deelname aan certificeringsprogramma's
klachtafhandeling

Contactgegevens zoals naam, telefoonnummmer en e-mail adres
Financiële gegevens van zakelijke relaties, waaronder BTW-nummers en dergelijke
Gegevens verstrekt in relatie tot een informatieverzoek

7 jaar

4 weken voor informatieverzoek

Farmaceutische groothandels
Ziekenhuizen
Koeriers
Softwareleveranciers
Klanten

Gegevens van sollicitanten, werknemers, uitzendkrachten en contractors

Uitvoering van wettelijke verplichtingen als (goed) werkgever
Voldoen aan fiscale en sociale verplichtingen
Ter ondersteuning van sollicatatieprocedure

Contactgegevens zoals telefoonnummer en e-mail adres
Financiële gegevens
BSN
Relevante data
Functionerings- en beoordelingsgegevens
Opleidingen
Ziekteverzuim
Verlof

4 weken, 2 jaar of 5 jaar, afhankelijk van de toepasselijke wettelijke bepalingen

Softwareleveranciers
Dienstverleners

Waarvoor gebruiken we uw persoonlijke gegevens:

Om onze relatie met u of uw bedrijf te beheren.
Om nieuwe manieren te ontwikkelen om aan de behoeften van onze klanten te voldoen en om ons bedrijf te laten groeien.
Het ontwikkelen en uitvoeren van marketingactiviteiten.
Om te onderzoeken hoe onze klanten producten en diensten van ons en andere organisaties gebruiken.
Om advies of begeleiding te geven over onze producten en diensten.
Om onze merken, producten en diensten te ontwikkelen en te beheren
Om te beheren hoe we samenwerken met andere bedrijven die diensten leveren aan ons en onze klanten.
Om producten en diensten te leveren.
Om betalingen te doen en te beheren.
Om geld te innen en terug te vorderen dat aan ons verschuldigd is.
Om misdaad op te sporen, te onderzoeken, te rapporteren en te voorkomen.
Om risico's voor ons en onze klanten te beheren.
Om zich te houden aan de wet- en regelgeving die op ons van toepassing is.
Om te reageren op klachten en te proberen deze op te lossen.
Om ons bedrijf op een efficiënte en correcte manier te runnen. Dit omvat het beheer van onze financiële positie, zakelijke capaciteiten, planning, communicatie, corporate governance en audit.
Om onze rechten uit te oefenen die zijn vastgelegd in overeenkomsten of contracten.

Onze doelen:

Het beheren van uw gegevens, uitzoeken welke van onze producten en diensten u mogelijk interesseren en u hierover informeren.
Het ontwerpen van producten en diensten, en het bepalen wat we ervoor vragen.
Het definiëren van soorten klanten voor nieuwe producten of diensten.
Uw toestemming vragen wanneer we die nodig hebben om contact met u op te nemen.
Het ontwikkelen van producten en diensten, en wat we daarvoor vragen.
Efficiënt zijn in de manier waarop we onze wettelijke en contractuele plichten nakomen.
Voldoen aan de regelgeving die voor ons van toepassing is.
Het ontwikkelen en verbeteren van de manier waarop we omgaan met criminaliteit, evenals het uitvoeren van onze wettelijke plichten op dit gebied.

Groepen persoonlijke informatie
We gebruiken veel verschillende soorten persoonlijke informatie en groeperen ze op deze manier.

Soort persoonsgegevens	Beschrijving
Persoonlijk	Basisgegevens, zoals uw naam (inclusief titel), het bedrijf waarvoor u werkt, uw titel of functie en uw relatie met een persoon
Financieel	Uw financiële positie, status en geschiedenis.
Contact	Uw adresgegevens en hoe we contact met u kunt opnemen, zoals uw adres, e-mailadres en telefoonnummer(s).
Transactioneel	Details over betalingen van en naar uw rekeningen bij ons.
Contractueel	Gegevens over de producten of diensten die wij aan u leveren.
Gedrag	Details over hoe u onze producten en diensten gebruikt.
Technisch	Gegevens over de apparaten en technologie die u gebruikt, uw bezoeken aan onze website of applicaties of materialen en communicatie die we u elektronisch sturen.
Communicatie	Gegevens die we over u kunnen verzamelen uit brieven, e-mails en gesprekken tussen ons, bijvoorbeeld opnames van de klantenservice.
Open Data en Openbare Registers	Gegevens over u die in openbare registers staan, zoals het kiesregister, en informatie over u die openlijk beschikbaar is op internet.
Gebruiksgegevens	Overige gegevens over hoe u onze producten en diensten gebruikt.
Documentaire gegevens	Gegevens over u die zijn opgeslagen in documenten in verschillende formaten, of kopieën daarvan. Dit kunnen zaken zijn als nutsverklaringen of uw paspoort(gegevens) indien vereist voor identiteitsverificatie.
Toestemmingen	Alle toestemmingen of voorkeuren die u ons geeft. Dit omvat zaken als hoe u wilt dat wij contact met u opnemen, of u papieren afschriften krijgt of de voorkeur geeft aan grote letterformaten.
Nationale identificatiecode	Een nummer of code die u van een overheid hebt gekregen om te identificeren wie u bent, zoals een burgerservicenummer.

Waar wij persoonlijke informatie verzamelen

Wij kunnen persoonlijke informatie over u (of uw bedrijf) verzamelen van andere bedrijven binnen Cencora, van u, of van derden die wij gebruiken om ons te helpen onze producten en diensten te leveren.

De gegevens die wij van u verzamelen komen voornamelijk van de website, maar kunnen ook afkomstig zijn van andere bronnen:

Uit overeenkomsten met u,
Wanneer u met ons praat aan de telefoon of in gesprekken met onze medewerkers,
Wanneer u gebruik maakt van onze webservices b.v. de Alloga Gateway
Uit e-mails en brieven,
Uit klantenonderzoeken,
Uit gegevens van derden waarmee wij samenwerken:
- Bedrijven die u aan ons voorstellen
- Kredietreferentiebureaus
- Publieke informatiebronnen zoals Kamer van Koophandel
- Organisaties die namens ons werken
- Marktonderzoekers

Met wie delen we uw persoonlijke informatie

Wij kunnen uw persoonlijke informatie delen met bedrijven binnen Cencora en bepaalde vertrouwde organisaties zoals hierboven beschreven.
We kunnen uw informatie ook delen met regelgevers en andere overheidsinstanties indien dit wettelijk of reglementair vereist is.
In sommige situaties kan het nodig zijn dat we uw persoonlijke informatie met andere organisaties moeten delen om u de producten of diensten te kunnen leveren die u hebt gekozen.
Uw gegevens kunnen worden geëxporteerd naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), aangezien Cencora een internationaal bedrijf is met het hoofdkantoor in de VS.
In sommige omstandigheden zijn we wettelijk verplicht, of vanwege de contractvoorwaarden die we met u hebben, dat we persoonlijke informatie verzamelen en verwerken.
Als u deze informatie niet met ons wilt delen, is het mogelijk dat wij onze producten of diensten niet aan u kunnen leveren.
Welke gegevens nodig zijn, zal duidelijk worden gemaakt op het moment dat de gegevens worden verzameld.

Marketing

Wij kunnen uw persoonlijke informatie gebruiken om u informatie te verstrekken waarvan wij denken dat deze nuttig is voor u of voor uw bedrijf.
De persoonlijke informatie die wij van u hebben, bestaat uit wat u ons vertelt en gegevens die wij verzamelen wanneer u gebruik maakt van onze diensten, of van derden waarmee wij samenwerken.
Wij analyseren deze informatie om te voorspellen wat u mogelijk wilt of nodig hebt, of wat voor u van belang kan zijn. Op deze manier zijn wij in staat om uit te zoeken welke producten, diensten en aanbiedingen relevant kunnen zijn voor u of uw bedrijf.
U kunt ons te allen tijde vragen om te stoppen met het versturen van marketingberichten, maar wij zullen u verklaringen en andere belangrijke informatie blijven sturen, zoals wijzigingen in de diensten die u momenteel gebruikt.
We kunnen u vragen om uw keuzes en de juistheid van onze gegevens te bevestigen als u in de toekomst andere producten of nieuwe diensten bij ons koopt. Wij zullen u ook vragen om dit te doen als er veranderingen zijn in de wet, regelgeving of de structuur van ons bedrijf.
Als u van gedachten verandert, kunt u uw keuzes op elk moment bijwerken door contact met ons op te nemen.

Hoe wij uw persoonlijke informatie beschermen

We gebruiken een verscheidenheid aan technische en organisatorische maatregelen om uw persoonlijke gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, gebruik, openbaarmaking, wijziging of vernietiging in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

Hoe lang we uw persoonlijke informatie bewaren

Wij bewaren uw persoonlijke gegevens zoals hierboven beschreven en in overeenstemming met ons beleid voor het bewaren van gegevens zolang uw relatie met Alloga voortduurt, of voor het onderhouden van onze relatie met u.

Nadat u geen klant meer bent of geen commerciële relatie meer heeft met Alloga, kunnen wij uw gegevens om een van deze redenen bewaren:

Om te reageren op vragen of klachten.
Om uw gegevens bij te houden volgens de regels die van toepassing zijn op ons bedrijf.

Uw rechten

Een belangrijk aspect van de AVG is dat personen waarvan persoonsgegevens worden verwerkt bepaalde rechten hebben. Door gebruik te maken van deze rechten heeft u meer zeggenschap over uw gegevens. Welke rechten u heeft en hoe u daar gebruik van kunt maken staat hieronder beschreven.

Rechten	Betekenis
Toestemming	Indien u toestemming heeft gegeven voor het verwerken van (bijzondere) persoonsgegeven, kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken.
Informatieplicht	Als consument heeft u het recht om te weten wat Alloga met uw (bijzondere) persoonsgegevens doet en waarom dit gebeurt.
Recht op inzage	U heeft het recht in te zien welke (bijzondere) persoonsgegevens Alloga verwerkt in te zien.
Recht op verwijdering (recht op vergetelheid)	U heeft het recht uw (bijzondere) persoonsgegevens te laten wissen en ‘vergeten' te worden (dat wil zeggen dat uw gegevens niet langer openbaar zijn terug te vinden).
Recht op rectificatie en aanvulling	U heeft het recht uw (bijzondere) persoonsgegevens die Alloga verwerkt te (laten) wijzigen, indien deze niet correct of up-to-date zijn.
Recht op bezwaar	U heeft het recht om ieder gewenst moment bezwaar maken tegen de verwerking van uw (bijzondere) persoonsgegevens.
Recht op beperking	U heeft het recht om minder (bijzondere) persoonsgegevens door Alloga. te laten verwerken.
Recht op overdacht (dataportabiliteit)	U heeft het recht om uw (bijzondere) persoonsgegevens over te dragen of indien mogelijk door Alloga over te laten dragen.

Om aanspraak te maken op uw rechten kunt een schriftelijk verzoek indienen via het webformulier van Cencora.

In het formulier is een speciaal tekstvak waarin u kenbaar kunt maken welk(e) recht(en) u wilt uitoefenen en zorg dat wij u kunnen identificeren. Nadat het verzoek in behandeling is genomen wordt er contact met u opgenomen. Niet alle verzoeken om uitoefening van uw recht kunnen worden uitgevoerd. Het is mogelijk dat wettelijke bepalingen Alloga verplicht bepaalde persoonsgegevens voor een specifieke termijn te bewaren. Indien dat het geval is wordt u daarvan op de hoogte gesteld.

Klachten

Mocht u onverhoopt klachten hebben over onze verwerking van persoonsgegevens dan kunt u hiervoor terecht bij de Privacy Officer via privacyofficer@alliance-healthcare.nl

Daarnaast kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). De AP is de Nederlandse onafhankelijk toezichthouder op het gebruik van persoonsgegevens. Meer informatie over de AP vindt u op hun website: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/ of bel op werkdagen naar: (088) 180 52 50.

Contact

Op internationaal niveau is een Functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Indien u in contact wilt komen met de Functionaris voor gegevensbescherming, neem dan contact op met de Privacy Officer via privacyofficer@alliance-healthcare.nl.